Qu'est-ce que la GED ?
La Gestion Électronique des Documents (GED) est au cœur du système d'information d'une entreprise. L'utilisation d'un document papier a presque été révolue grâce à la dématérialisation. Il s'agit de transformer des documents physiques en version numérique. Une entreprise se retrouve avec des données documentaires en grand nombre et elle doit trouver des solutions pour centraliser ces documents numériques.
La gestion documentaire électronique nécessite de passer par un processus d'archivage des documents dématérialisés, et pour que ces informations circulent et soient facilement accessibles, des logiciels spécialisés en GED peuvent être installés.
La teneur du document électronique ne contient pas forcément les mêmes informations donc ils existent plusieurs types de logiciels de GED. Le logiciel crm par exemple regroupe la gestion documentaire de la relation client d'une PME.
L'acquisition d'un logiciel de GED permet une bonne gestion d'entreprise au quotidien.
Pourquoi prendre un logiciel pour gérer sa GED ?
La stratégie d'une entreprise est de faire en sorte que ses domaines de compétences se développent par des actions et des résultats. GED et logiciel entrent en scène dans ce schéma afin de garantir la bonne circulation de l'information et la simplification des tâches à accomplir par les équipes.
Le flux documentaire d'une société est important et l'installation d'un logiciel gestion permet aux différents services d'optimiser le traitement et l'organisation des documents. Grâce à un système de GED, le risque est moindre quant à la perte de données et l'aspect sécurité est renforcé. L'archivage documentaire électronique favorise l'accès rapide à un document et l'on peut choisir de limiter cet accès si nécessaire.
Il faut considérer un logiciel de GED comme un allié de tous les jours. En véritable superviseur, il agit au niveau de la planification, de l'organisation et du contrôle de l'activité générale. Il intervient dans le domaine logistique, comptable et commercial.
Les logiciels de gestion des documents propulsent les entreprises dans leur développement en leur apportant une meilleure communication à l'interne et à l'externe en ciblant le partage de l'information et en améliorant la qualité des échanges.
Un logiciel de GED permet également d'augmenter la productivité des équipes en leur donnant la possibilité de programmer et d'automatiser des tâches récurrentes, ce qui engendre un gain de temps considérable.
L'installation d'un logiciel de gestion commerciale et d'un logiciel de gestion intégré regroupe autant de fonctionnalités qui aboutissent à ce genre de résultats.
Comment différencier les logiciels de GED ?
On distingue deux grandes familles en logiciel de gestion des documents : les logiciels ERP et CRM.
Le sigle ERP (Entreprise Resource Planning), qui signifie en français Progiciel de Gestion Intégré (PGI), est une solution informatique de gestion qui assure quotidiennement des fonctionnalités visant à coordonner les processus de fonctionnement d'une entreprise :
- Le département comptabilité : les données comptables comme les factures, les devis et les rapports sont concentrés dans le logiciel de GED.
- Le secteur logistique : les utilisateurs du logiciel de gestion des documents prévoient plus facilement les approvisionnements, les flux des marchandises et le stockage des produits.
- Le service des Ressources humaines : la gestion des moyens humains est optimisée grâce à l'utilisation d'un ERP. Les tâches, qualifiées de répétitives, sont automatisées au jour le jour, mais aussi planifiées mensuellement. Ainsi, l'émission des fiches de paie ou des contrats se fait plus rapidement et la gestion des absences et des congés gagne en efficacité. Les efforts sont ciblés sur l'analyse des besoins en termes d'effectif et le développement du recrutement.
Le logiciel ged CRM (Customer Relationship Management) place ses fonctionnalités dans la gestion commerciale d'une entreprise. C'est un logiciel de gestion des documents conçu pour développer la relation client présente au sein d'une société :
- Un logiciel ged PME qui affirme la stratégie commerciale en développant la qualité des échanges avec la clientèle.
- Un système de GED qui permet une meilleure gestion d'un fichier client existant et qui donne la possibilité de l'accroître en appliquant une prospection optimisée.
- Une solution de GED qui cible la fidélisation des clients, ce qui entraîne une propulsion des ventes d'une entreprise.
Entre erp crm la finalité se distingue dans les résultats à obtenir, mais leurs fonctionnalités se complètent. Ce sont deux types de logiciels qui se présentent comme des solutions au développement durable d'une entreprise.
Comment choisir un bon logiciel de GED ?
Acheter un logiciel ged permet une utilisation de l'ensemble des modules intégrés et garantit une performance supérieure du système d'information d'une entreprise.
En logiciel de gestion des documents ERP, une quantité d'applications sont proposées comme : HubSpot, Axonaut ou Microsoft Dynamics NAV. L'achat microsoft office est une bonne solution de GED avec des programmes axés sur la rédaction, la communication et la planification.
En effet, Microsoft 365 se positionne, pour ses utilisateurs, en logiciel de ged simple d'utilisation au quotidien. Microsoft s'ouvre aux dirigeants désireux de rester connectés en permanence tout en gérant leurs documents de façon planifiée et synchronisée entre les services.
En solutions crm la solution Microsoft Dynamics s'adresse aux équipes commerciales et leur donne accès à une base de données focalisée sur la relation client. Les mises à jour constantes du fichier client sont partagées continuellement via le logiciel CRM, ce qui favorise un suivi optimisé des dossiers et documents de la clientèle. Des fonctionnalités qui génèrent une bonne image de marque du service et qui accentue la satisfaction du client.
L'outil CRM fluidifie la chaîne logistique et garde en éveil la section marketing en rappelant les missions à mener pour augmenter les ventes. Un seul document commercial peut concerner plusieurs services et s'il est centralisé dans un logiciel de GED, cela évite des erreurs ou des retards de traitement. La réception commune et l'accès partagé des informations via une solution documentaire parfaitement synchronisée, évite la création de doubles documents par exemple.
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