Le bulletin de paie dématérialisé, est-ce obligatoire ?
Aujourd'hui, la transformation numérique engendre de profonds changements au sein de l'entreprise. Désormais, de nombreuses données peuvent faire l'objet d'une dématérialisation. Les bulletins de paie en font partie. Il n'est cependant pas obligatoire de proposer au salarié une fiche de paie numérique et l'employeur peut continuer à proposer une version papier. Quoi qu'il en soit, un bulletin de paie électronique a la même valeur qu'un bulletin de paie au format papier du moment que les informations qui y sont indiquées sont les mêmes.
Comment mettre en place le bulletin de paie dématérialisé ?
La digitalisation des entreprises permet à présent la mise en place de la dématérialisation des documents. Il n'est pas rare que des entreprises choisissent de l'appliquer aux bulletins de salaire des salariés. Il convient cependant de respecter certaines règles :
- Informer le salarié du changement.
- Le salarié doit pouvoir accéder à son bulletin de paie pendant 50 ans ou jusqu'à ses 75 ans.
- Les bulletins de paie doivent être protégés de façon à ce que l'accès soit strictement personnel et sécurisé.
Quels sont les avantages à mettre en place les bulletins de paie dématérialisés ?
Dans une société où toutes les informations circulent par voie électronique, les entreprises doivent s'adapter si elles ne veulent pas être à la traîne. Aujourd'hui, elles se retrouvent confrontées à une majorité de salariés qui ont une profonde maîtrise de l'outil informatique et des réseaux sociaux. Il est donc normal de communiquer de manière moderne avec eux. Il est tout naturel à présent d'assister à la dématérialisation bulletin de paie pour être en phase avec son temps. Par ailleurs, les fiches de paie dématérialisées permettent certains avantages :
Les avantages pour les salariés
Pour le salarié, l'un des avantages à recevoir des fiches de paie dématérialisées est qu'il reçoit en temps réel sa fiche de paie par voie électronique. Auparavant, le salarié devait attendre que le courrier lui soit remis en main propre.
Lorsque la fiche de paie était remise en main propre, elle pouvait à tout moment être dérobée ou consulter par d'autres personnes sur le lieu de travail. N'importe qui y avait potentiellement accès s'il venait à fouiller dans les affaires du salarié.
Aujourd'hui, cela n'est plus possible, car les bulletins de paie sont dématérialisés et sont envoyés directement aux salariés par voie électronique sur leur messagerie personnelle ou sur des coffres-forts numériques personnels comme cela est le cas avec Digiposte, le bulletin de paie dématérialisé.
Un autre avantage du bulletin de paie dématérialisé pour les salariés repose sur le fait que celui-ci devient consultable et accessible à tout moment et sur tous les supports numériques (PC, tablettes, téléphones). Si le salarié a besoin de sa fiche de paie pour un document administratif, il peut y avoir accès instantanément pour la fournir aux services concernés.
Auparavant, en cas d'accident du travail ou d'impossibilité de se déplacer, les salariés devaient attendre que le bulletin de salaire leur soit envoyé par voie postale. Ou alors, qu'une tierce personne se déplace sur leur lieu de travail pour la récupérer. Cela pouvait avoir de graves conséquences auprès des assurances ou de la sécurité sociale.
Les avantages pour les entreprises
Pour l'employeur, les bulletins de paie dématérialisés lui procurent un confort de travail, car il n'est plus nécessaire pour les services des ressources humaines de devoir imprimer les fiches de paie et de les mettre sous enveloppes.
Les fiches de paie dématérialisées ont un impact au niveau de l'organisation de l'entreprise puisque les équipes des ressources humaines profitent d'un gain de temps pour se consacrer à d'autres tâches plus importantes.
Quand les fiches de paie étaient envoyées au format papier, elles pouvaient être perdues et les reproches des salariés envers l'employeur pouvaient émaner. Maintenant, cela n'est plus possible, car l'employeur possède une trace de l'envoi et en cas de nécessité, il lui est toujours permis de renvoyer le bulletin de salaire par voie électronique.
Mais, l'avantage le plus appréciable pour l'entreprise, est sans conteste de pouvoir stocker et archiver les bulletins de paie numériquement. Les entreprises peuvent à tout moment y avoir accès. Les entreprises font des économies substantielles puisqu'elles impriment moins de papier et utilisent moins de ressources (fax, photocopieuses, main-d’œuvre). De plus, elles ont besoin de moins d'espace pour l'archivage.
Cette tendance à dématérialiser les bulletins de paie s'étend désormais à la dématérialisation des factures.
Pourquoi passer à la dématérialisation des documents ?
Dans le monde actuel, la dématérialisation des documents est une nécessité pour les entreprises.
Pour partager l'information
En effet, le partage de l'information est de nos jours facilité au sein de l'entreprise qui peut en tirer profit.
Dans sa gestion interne à la société, l'employeur peut partager un document avec ses collaborateurs. Il est dorénavant possible de consulter le même document sans être tous rassemblés. Le travail à distance est rendu plus facile et en ces temps de pandémie, la société continue à être productive. Au-delà du travail collaboratif, les informations peuvent transiter d'un service à l'autre très rapidement sans perte d'information. Comme pour les bulletins de paie, le stockage de l'information est renforcé.
Avec ses fournisseurs, l'entreprise peut communiquer de façon plus professionnelle et l'image de la société en ressort renforcé. Les échanges sont plus fluides et les commandes peuvent être transmises de manière plus efficace.
Le partage d'information avec les clients peut être envisagé sous un nouveau jour. En effet, la facturation peut par exemple être envoyée directement. Les outils de suivi logistiques permettent de communiquer avec les clients sans délai.
Pour gagner en compétitivité
Pour les entreprises, cette transition représente une formidable opportunité de croissance, car elles réalisent des économies sur leurs coûts de fonctionnement.
Consacré un budget entreprise à la dématérialisation permet à une société d'être à la pointe du progrès et de gagner en compétitivité.
Il est essentiel pour elles de se faire accompagner par un professionnel pour disposer d'un outil de premier plan.
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