Que signifie la digitalisation d'une entreprise ?
La transformation numérique d'une entreprise désigne l'ensemble des processus ayant pour objectif de remplacer les outils traditionnels, principalement le papier, par les nouvelles technologies comme l'intégration d'un CRM, l'utilisation d'applications, ou encore le fait de mettre en place des réseaux informatiques puissants et performants. En effet, la dématérialisation des outils bureautiques permet à toute entreprise, surtout les TPE PME, d'en finir avec les tâches administratives chronophages pouvant d'une part ralentir la productivité ainsi que la croissance économique de l'entreprise, et d'autre part, limiter toute forme de créativité. Ainsi, la digitalisation d'une entreprise se révèle être un virage numérique incontournable pour qu'elle puisse affirmer sa proactivité, ce qui lui permet de rester à la fois compétitive et innovante, tout en ayant la possibilité de contrer les défis imposés par la mondialisation du marché. Et pour cause, la transformation digitale d'une entreprise permet à chacun de ses collaborateurs d'optimiser son temps de travail et de favoriser sa performance grâce à l'utilisation des outils informatiques fiables et de qualité.
Raison pour laquelle toutes les entreprises doivent conscientiser l'ensemble de leurs collaborateurs du bien-fondé de cette transformation digitale afin de pouvoir mettre en place une véritable culture numérique, leur permettant d'être en phase avec un marché en pleine mutation. Bien que se tourner vers le digital soit une solution pérenne pour toute entreprise, tous secteurs d'activité confondus, celui-ci est la suite logique des avancées technologiques.
Pourquoi la digitalisation des entreprises est importante ?
Chaque entreprise est amenée, à un moment donné, à revoir et à faire évoluer sa stratégie pour être en accord avec le marché qui l'entoure et pour ne pas se laisser distancer par les concurrents. D'ailleurs, durant ces dernières années, la transformation digitale des entreprises est devenue un tournant plus qu'essentiel dans l'optimisation de leur processus interne, ainsi que dans toute leur organisation. Il est primordial de souligner que la digitalisation des TPE PME présente une multitude de bénéfices. Ci-dessous quelques avantages de la digitalisation des entreprises :
La digitalisation des factures en entreprise : pour un budget optimisé
Il faut se rendre à l'évidence que la gestion des factures papier représente en soi une enveloppe colossale pour toutes les entreprises, impactant leur rentabilité. Bien que le format papier soit un support encore très utilisé dans le monde de l'entreprise, il est important pour les TPE PME de comprendre que celui-ci a un poids considérable sur leur trésorerie. En effet, il y a un coût caché derrière l'édition d'une facture papier jusqu'à son règlement :
- Le coût de l'impression papier,
- Le coût de l'envoi incluant l'enveloppe,
- Le coût caché derrière le traitement des factures papiers,
- Le coût relatif à l'espace dans lequel les factures papiers sont archivées.
Cela pour vous expliquer qu'il y a tout un processus entre le moment où la facture papier est émise et celui où elle est réglée, du fait qu'elle transite par plusieurs services, administratif, comptabilité et archivage. Toutefois, la dématérialisation des factures permet à chaque entreprise d'optimiser son budget dédié à la gestion des factures, d'autant plus que vos collaborateurs pourront saisir et trier les factures par clients, les vérifier ou les valider en seulement quelques clics.
La dématérialisation des documents : un geste écologique
Considérez la dématérialisation des documents comme un véritable investissement pour laisser une planète plus propre. Bon nombre d'entreprises ont accepté le challenge d'adopter un environnement zéro papier pour limiter les usages nuisibles de ce format. En effet, les études menées indiquent que l'abattage de 17 arbres correspondait à une tonne de papier et que plus de 900 000 tonnes de papier étaient utilisées annuellement par les entreprises françaises.
Il est de la responsabilité de chaque entreprise d'adopter les bons gestes pour lutter contre le gaspillage ainsi que pour préserver autant que possible les ressources naturelles. Vous trouverez par exemple des solutions logicielles vous permettant d'avoir un bulletin de paie dématérialisé, des outils CRM pour accompagner vos commerciaux dans leur mission de démarchage et de marketing, des bons d'interventions digitalisés et bien plus encore. La dématérialisation des outils bureautiques offre des avantages aussi bien économiques qu'écologiques.
La transformation numérique d'une entreprise : pour un processus interne amélioré
En vous tournant vers la transformation numérique, vous évitez que votre entreprise ne tombe dans l'obsolescence face aux concurrents. En effet, cette stratégie révolutionnaire optimise les processus internes étant donné que le flux d'informations et de communication devient de plus en plus fluide entre les collaborateurs ainsi qu'entre les différents services. Certains logiciels permettent le partage et la mise à jour des données en instantané, la cohésion d'équipe est renforcée, ou encore le suivi client est optimisé. La digitalisation offre de la continuité dans les opérations tout en améliorant l'efficacité des collaborateurs et la qualité des services aux clients.
Comment mettre en place la digitalisation des entreprises ?
Ne pas tenir compte de l'impact de la digitalisation sur les entreprises, c'est se priver des bénéfices offerts par les nouvelles technologies et mettre un frein à l'évolution de votre business. C'est une nécessité pour les TPE PME de mettre en place des outils bureautiques qui contribueront efficacement à leur succès.
La première étape vers la digitalisation d'une entreprise est de former vos collaborateurs correctement à l'utilisation des différents logiciels. Ne faites pas l'impasse sur cette étape du fait que le capital humain est votre plus grande ressource, contribuant au bon développement de votre entreprise. La sensibilisation sur les enjeux ainsi que sur les risques de la digitalisation des entreprises comme les cyberattaques est indispensable. Pour ceux qui sont réticents face à cette stratégie digitale, encadrez-les par une bonne formation et expliquez-leur tous les atouts de ce nouveau mode de travail.
La seconde étape, mais l'une des plus importantes, c'est de vous diriger vers un expert dans la digitalisation des entreprises. Optez pour un prestataire à l'écoute de ses clients et proposant plusieurs solutions comme Microsoft Office 365 ou des applications qui vous permettent par exemple d'avoir des cartes de visite électronique, ou même de gérer votre budget entreprise.
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