Quels sont les enjeux de la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation des documents est un processus digital qui consiste en une transformation numérique d'un document papier et s'avère être une solution pour créer tout nouveau document en version électronique directement.
En tant qu'entreprise, vous pensez vous diriger vers une gestion électronique totale ou partielle de vos documents ? Vous estimez qu'une empreinte digitale d'un document d'entreprise constitue une priorité quant à la traçabilité et à l'archivage de celui-ci ?
Opter pour la dématérialisation des documents et prenez part à la digitalisation des entreprises. Laissez-vous guider dans votre préparation digitale et choisissez un logiciel de dématérialisation des documents en un système de Gestion Électronique des Documents (GED).
En vous lançant dans un plan de dématérialisation, les avantages se retrouvent dans le gain de place au sein de vos bureaux puisque vous pouvez classer les documents physiques en salle d'archivage. Le but étant à long terme de ne presque plus avoir de document papier.
Votre chaîne logistique réduit considérablement les dépenses en consommables papiers et vous contribuez au bien-être de votre personnel en lui retirant des tâches de classement hasardeux et rébarbatif.
Comment mettre en place la dématérialisation des documents ?
Votre société peut décider d'un projet de dématérialisation des documents administratifs dans un service interne en particulier.
Un processus de dématérialisation des documents administratifs est un plan qui se réfléchit au sein d'une entreprise entre les dirigeants et les différents services gestionnaires.
Les équipes doivent entendre que des bénéfices résultent de la mise en place d'un programme de dématérialisation, en termes de finances et en temps gagné au quotidien sur la gestion de leur travail.
Une des premières étapes est de faire réaliser un bilan de votre système d'information existant au sein de votre structure et de définir ensuite quelles sont les données à dématérialiser en priorité. Il est judicieux de choisir un fonctionnement qui soit facilement réalisable pour commencer, pour que le service concerné par la dématérialisation et l'ensemble des autres unités, puissent être opérationnels rapidement.
Pourquoi ne pas entamer votre démarche de dématérialisation des documents avec votre comptabilité ? Depuis le début de l'année 2020, les factures en version électronique sont devenues obligatoires pour toutes les entreprises.
La dématérialisation des documents comptables
Votre processus de dématérialisation des documents peut s'enclencher avec la dématérialisation des factures.
Choisissez un prestataire capable de prendre en charge le déploiement de dématérialisation d'un document, visant à transformer toutes les factures papier en factures électroniques ; et paramètre vos systèmes d'installation informatique. Votre entreprise peut exporter des données chiffrées électroniquement très simplement via un logiciel de comptabilité ou par un système automatisé de gestion de ces documents.
Concernant la gestion des factures dématérialisées, vous pouvez choisir quelle voie de transmission à adopter pour votre système comptable :
- La solution simplifiée : par votre logiciel comptabilité en envoyant une facture électronique en PDF, mais qui nécessite une traçabilité irréprochable entre les dépenses occasionnées et les bénéficiaires.
- Pour une question de sécurité, une option possible : authentifier le document pour son destinataire en y apposant une signature électronique faisant office de garantie, grâce à un certificat qualifié.
- L'échange de données informatisé, par le biais d'un logiciel EDI. Un procédé qui permet de s'échanger une facture numérique de manière automatisée et sécurisée.
La dématérialisation est sujette à certaines réglementations et un document numérique doit contenir exactement les mêmes données que son original papier. Les dates, les numéros ainsi que les détails et montants doivent rester inchangés afin de respecter son authenticité et son intégrité.
La version électronique des documents de paie
Un bulletin de paie dématérialisé permet à votre entreprise de réaliser une action écologique et surtout économique. On parle ici d'économie d'ordre financier et également de gain de temps.
Vous donnez la possibilité à un service administratif d'économiser des actions basiques telles que passer une journée par mois à imprimer les bulletins de paie pour aller ensuite les distribuer dans les différents secteurs. L'avantage tout simple est la question du stockage de toutes les fiches depuis des années, qui n'est plus une contrainte en envoyant aux archives physiques la plus grande partie et en conservant une ou deux années sur place. Quant aux futurs bulletins, ils sont générés en mode électronique automatiquement.
L'archivage des fiches de salaire numérisées dans un logiciel de GED permet une consultation et une utilisation personnalisée dédiée au titulaire du document ; et donne par ailleurs au service compétent la possibilité de stocker ou effectuer des recherches en toute simplicité.
Les mêmes avantages s'appliquent aux contrats dématérialisés qui, au lieu d'être imprimés pour être signés, reçoivent une signature électronique sécurisée.
Quel coût pour la dématérialisation des documents ?
Le budget entreprise est à prévoir pour mener à bien votre dématérialisation des documents. La transformation vers la numérisation est un réel investissement qui s'avère rentable dans la continuité.
La dématérialisation des documents administratifs nécessite l'installation d'un ou plusieurs logiciels de gestion électronique. Le choix de gestion de ces documents diffère selon la teneur des données.
L'installation du bon logiciel de GED fait la différence et vous pouvez choisir un progiciel de gestion intégré (ou ERP en anglais) en base de centralisation de toutes vos données. L'ensemble couvre le domaine logistique, comptable et planification.
À vous de décider de le compléter avec un système de gestion de la relation client, connu sous le sigle anglophone CRM (Customer Relationship Management). Un logiciel plutôt focalisé sur la branche commerciale de votre société.
Les fonds engagés dans la dématérialisation de vos documents vont dépendre du système de gestion instauré pour gérer le flux de tous ces dossiers électroniques.
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