Il est incontestable que l'informatique a pris énormément d'ampleur dans la vie de tous les jours. Le domaine de l'entreprise n'échappe pas à cette tendance. De plus en plus d'entreprises voient de larges pans de leur gestion dépendre en grande partie sur l'informatique. Pour des entreprises dont ce n'est pas le corps de métier, avoir à se tourner vers une gestion informatisée peut se révéler être une étape intimidante. Heureusement, l'externalisation semble être la solution. L'externalisation informatique est le processus par lequel une société confie à un infogérant toute l'exploitation, la gestion et la maintenance de son système informatique (SI). À l'inverse de la maintenance du SI, l'externalisation implique de confier à une entité externe la gestion d'une grande partie ou de la totalité du SI. Il y a différents types d'externalisation.
- L'infogérance globale ou l'intégralité du SI est confiée à un tiers externe.
- L'infogérance partielle qui voit l'entité extérieure ne gérer qu'une partie de l'activité.
- Lors d'une gérance applicative, l'entité externe prend en charge le développement, l'exploitation et la maintenance des applications.
- Une gérance d'exploitation donne au sous-traitant l'hébergement, la fourniture de matériel et la supervision du SI.
- Le Business Process Outsourcing (BPO) est un processus ou une activité dans sa totalité est confiée à une société externe.
Pourquoi externaliser son service informatique ?
Avant de considérer une externalisation de son service informatique, il y a toute une analyse à entreprendre pour un responsable de société. Il aura, entre autres, à balancer les bénéfices d'une telle option contre les inconvénients qu'il pourrait attendre.
L'externalisation informatique est un processus par lequel une entreprise délègue ses services informatiques à un prestataire externe.
Un outsourcing du système informatique présente de multiples avantages pour une société.
- Une rationalisation des coûts. En prenant en considération la taille d'une société, son niveau de technologie et ses divers projets, un audit permettra d'évaluer les coûts dans leur globalité et mieux projeter les besoins et attentes.
- Une externalisation libère l'entrepreneur qui n'a plus à gérer l'informatique au quotidien et simplifie sa vie au quotidien.
- Les entreprises sont constamment sujettes aux attaques informatiques et ne sont pas toujours équipées pour y faire face. Externaliser ce service permet de faire intervenir des prestataires dont c'est le métier et de sécuriser ses données.
- L'informatique est un domaine en constante évolution et une entreprise n'opérant pas dans ce secteur ne peut pas être au courant de tous les changements qui affectent un système quotidiennement. Un apport extérieur permet d'optimiser le système et d'être toujours à la pointe de la technique.
Quels sont les avantages et les inconvénients de l'externalisation ?
L'externalisation informatique offre de nombreux bénéfices, notamment une réduction des coûts. Ça permet aussi à une société d'avoir à sa disposition une expertise et une technologie de pointe sans avoir à investir dans l'embauche de personnel qualifié et l'achat du matériel de pointe. Externaliser l'informatique laisse du temps et des ressources à la société pour se concentrer sur son corps de métier et de ne pas perdre du temps et de l'énergie sur des activités pour lesquelles elle n'a pas les compétences. En plus, les experts en infogérance peuvent apporter des solutions en fonction des besoins de l'entreprise, ce qui offre, à cette dernière, une plus grande flexibilité et une meilleure évolutivité.
L'externalisation informatique et le risque de perte de confidentialité
L'outsourcing ne présente pas que des atouts positifs. Avec chaque avancée, il existe des risques qui se manifestent. Un des inconvénients de l'externalisation informatique est le partage de données confidentielles avec des entités extérieures à l'entreprise et tous les risques de perte de confidentialité que cela comporte. Il est crucial, avant de choisir un ou des prestataires, d'établir un protocole de sécurité pour avoir une garantie sur le professionnalisme des entreprises auxquelles la société va faire appel.
Comment choisir le bon prestataire pour l'externalisation de ses services informatiques ?
La définition d'une externalisation informatique est de s'entourer de prestataires compétents capables d'offrir des services optimaux et de soulager l'entrepreneur des soucis liés au SI.
Le choix du bon sous-traitant pour l'externalisation de ses services informatiques doit se baser sur plusieurs critères, tels que l'expertise, la fiabilité et la flexibilité.
À ces critères de base, on doit ajouter la pluralité des services offerts.
- L'entrepreneur doit s'assurer que le sous-traitant soit capable d'offrir une large gamme de services susceptibles de répondre à ses besoins. Il évite ainsi d'engager plusieurs prestataires pour des services différents. Avoir un interlocuteur unique prévaut contre la confusion et la mauvaise circulation d'informations.
- La qualité de services d'un intervenant doit pouvoir être jaugée par une visite en personne avant de s'engager. Pour être sûr de traiter avec un sous-traitant fiable, les avis d'anciens clients sont toujours instructifs.
- La proactivité est aussi importante que la réactivité. Un bon sous-traitant doit pouvoir intervenir rapidement sur un problème, mais pouvoir prévoir le type de situation à laquelle l'entrepreneur pourrait être confronté.
Quels sont les critères à prendre en compte pour décider d'externaliser son infrastructure informatique ?
Avant de procéder à une externalisation de son infrastructure informatique, un entrepreneur doit considérer les demandes de sa société et évaluer les réels besoins de faire appel à une compétence extérieure.
La taille de l'entreprise, le budget disponible et les compétences internes.
Il faut aussi prendre en compte la maturité de l'entreprise et son habilité à gérer tout le SI. Est-ce qu'elle possède le personnel qualifié et toute l'infrastructure nécessaire pour la mise en place et le suivi des projets à venir de même que ceux en cours de réalisation ? Ce sont les principales questions que le responsable doit se poser avant de chercher les compétences requises pour l'aider dans sa tâche. Une fois ces questions résolues, le patron de PME ou de TPE devra considérer les points positifs et inconvénients d'une externalisation de son service informatique. Une telle opération ne comportant pas que des atouts, le patron a le devoir de soupeser les inconvénients et bien choisir son prestataire. Pour assurer le succès de son exercice, il doit faire le bon choix en prenant bien soin de trouver un intervenant offrant un maximum de services et qui ait de l'expérience de l'avis de ses clients.
