Pour s'épanouir pleinement, une entreprise a besoin d'être joignable en toutes circonstances pendant les jours et heures de travail. Cela place la téléphonie d'entreprise comme étant un outil primordial voire essentiel pour ce dernier.
Cet outil permet d'acquérir des informations en quasi-temps réel : présenter les services qu'une entreprise peut offrir, informer ses usagers du traitement des opérations en cours, répondre à une demande d'un client, et bien d'autres situations.
La téléphonie IP ou voip pour voice over internet protocol est une solution téléphonie entreprise des plus avantageuses pour un organisme et ce quelle que soit sa taille.
Le principe de fonctionnement de cette technologie est que pendant les appels téléphoniques les données d'appel transitent vers son destinataire via le réseau internet. Elle a des avantages pratiques, pécuniaires et fonctionnels que n'a le système téléphonique dit traditionnel.
C'est quoi la téléphonie d'entreprise ?
De façon globale, la téléphonie d'entreprise désigne l'ensemble des technologies permettant l'intercommunication des entreprises avec des entités externes (clients et partenaires commerciaux) et les entités internes qui la composent.
Un système de communication interne et externe essentiel pour toute organisation
Dans leur évolution, les entreprises vont s'ouvrir de plus en plus à un éventail d'usager de plus en plus vaste et sûrement de plus en plus éloigné géographiquement du lieu d'activité de ce dernier.
Ainsi, proposer ses services via un réseau de communication fiable et performant devient un besoin vital pour faire la présentation des services, recevoir des commandes, proposer une solution adéquate aux attentes des clients par exemple.
Si le système téléphonique devient inopérant pendant un laps de temps plus ou moins long, l'activité de l'organisation peut en être affectée fortement et avec des répercussions pouvant aller jusqu'au niveau catastrophique. Imaginez devoir se déplacer de plusieurs étages juste pour avoir la confirmation d'une commande client, client qui pourrait attendre à la réception, et imaginez faire ça dix fois voire une centaine de fois par jour : ce serait peut-être bon pour le cardio mais avouons-le ce n'est pas très bon en termes de réactivité et de qualité de service. Nous vivons dans une époque ou la vitesse d'exécution et de réponse est un critère quasi-déterminant pour la survie d'une entreprise.
Quel est l'intérêt de la téléphonie IP ?
La téléphonie IP succède à la téléphonie RTC (Réseau Téléphonique Commuté). Cette solution présente plusieurs avantages en termes d'infrastructures, de coûts, de flexibilité, sécurité et d'autres fonctionnalités avancées non disponibles sur la RTC.
Une flexibilité et une efficacité accrue en matière de communication
La voip tire son plus grand avantage par le fait que ce canal de distribution permet de transmettre beaucoup plus de données. La RTC ne permet de transporter que des données analogiques (la voix en l’occurrence). La téléphonie IP permet quant à elle un bien plus grand nombre de données de type numérique comme la voix, l'image (par extension la vidéo), du texte. Les messages transmis sont plus clairs, ainsi la réaction face aux nouvelles informations reçue sera plus appropriée, donc l'organisme gagnera en efficacité.
Et parce que les données sont numériques, les données sont plus sécurisées c'est-à-dire chiffrées pour éviter le piratage des communications des entreprises.
Cette technologie peut facilement s'adapter à des solutions logicielles déjà existantes (système de gestion de relation client ou CRM, client de messagerie). Contrairement à la technologie de la Rtc, on peut se passer aussi d'un matériel spécialement dédié à la téléphonie, un logiciel nommé softphone installé sur un ordinateur ou même un appareil mobile de type smartphone pourra très bien faire l'affaire.
Qu'est-ce que la téléphonie cloud et comment fonctionne-t-elle ?
Avant de pouvoir appréhender plus amplement la téléphonie cloud, définissons d'abord la notion de cloud. Le Cloud est un mot anglais signifiant nuage mais ici il désigne un ensemble de périphériques réseau connectés à internet que nous appellerons Data Center permettant de délivrer un service espéré.
Dans notre cas cette technologie permet de délocaliser son serveur téléphonique dans un autre endroit que les locaux de l'entreprise et dont l'accès se fera par le réseau internet. Ainsi on peut envisager qu'un utilisateur puisse passer des appels professionnels depuis un appareil mobile connecté au réseau internet et profiter des autres fonctionnalités offertes par son fournisseur de téléphonie cloud.
La technologie Internet au service d'une communication plus robuste et plus rentable
Étant donné que toute la grande partie de l'infrastructure se trouve sur le cloud, donc sur internet, l'entreprise se décharge d'une part de l'entretien du serveur.
C'est le prestataire du service de téléphonie ip d'entreprise qui se charge de la gérance, la maintenance du matériel et surtout la qualité du service ainsi que de sa sécurité. Les coûts se retrouveront réduits car on peut soit opter pour un serveur dédié, plus puissant et plus performant, soit on est sur un serveur mutualisé où les tarifs seront bien moindres que si le serveur était dans les locaux de l'organisation. On trouverait ainsi des solutions sur les points suivants : consommation électrique, coût de l'entretien du matériel, main-d’œuvre qualifiée, et bien d'autres désagréments encore.
Précédemment, la notion du data center a été introduite. En réalité, le cloud ne signifie pas vraiment que le data center soit unique. Dans les faits, il existera plusieurs data center où sera répliqué à l'identique et synchroniser votre serveur de téléphonie ip.
Quelle utilité me direz-vous ? Eh ben, si l'un tombe en panne pour diverses raisons, la continuité des services est assurée par un autre data center. Cela garantira une tolérance à la panne des plus robustes. Aucune communication ne sera plus jamais perdue.
Quelles sont les fonctionnalités offertes par les solutions de téléphonie cloud ?
La téléphonie cloud offre un large panel de fonctionnalités en plus des appels traditionnels, en voici une liste non exhaustive :
- des visios conférences,
- une messagerie vocale,
- un renvoi d'appel,
- un système d'accueil interactif,
- transfert d'appels,
- un répertoire mutualisé dans l'entreprise,
- un système de filtrage des appels,
- une messagerie texte,
- une intégration à l’application tierce comme les CRM (Customer Relationship Management),.
Ces fonctionnalités peuvent varier en fonction du fournisseur de service et du plan tarifaire choisi.
Appel en attente, transfert d'appel, messagerie vocale
Ce sont les trois fonctionnalités les plus importantes dans les communications professionnelles. Avec le cloud, l'utilisation et le paramétrage de ces dernières sont de plus en plus facilités.
Les prestataires de ces services cloud offrent à leurs usagers des interfaces homme machine des plus intuitifs, leur permettant de configurer avec une aisance des plus déconcertantes toutes sortes d'options. Il est ainsi pour un utilisateur de gérer les appels professionnels.
La téléphonie ip entreprise ou voip révolutionne de manière significative la communication professionnelle interne ou externe d'une entreprise. D'une part elle est plus rentable, plus efficace et plus flexible. Et d'autre part, elle est plus facile à mettre en place et à déployer.
En plus elle va plus loin lorsque la technologie est couplée avec le cloud. Les entreprises s'affranchiraient ainsi de quelques contraintes matérielles, tout en gagnant en robustesse et en mobilité. L'ancienne technologie RTC est vouée à disparaître peu à peu dans les années qui viennent au profit de la voip ce qui est déjà le cas par exemple en France depuis 2018 alors ne serait-il pas temps de faire ce petit pas dans le monde merveilleux de la téléphonie cloud ?
