Imprimante et scanner : leur fonction
Une installation informatique, au sein d'une entreprise, passe par une imprimante et un scanner. Ces outils de travail sont des solutions d'impression et de numérisation de documents.
Deux appareils qui peuvent être dissociés, avec par exemple le scanner portable, qui est dédié à scanner un seul document en PDF, par système Windows. De même qu'une imprimante peut avoir un rôle de produire des imprimés uniquement.
La plupart des entreprises choisissent d'investir dans un appareil qui réunit l'impression et la fonction de numérisation de documents, pour des raisons pratiques et économiques. Choisir de concentrer ces actions en une seule imprimante permet un service impression optimisé.
Une entreprise qui choisit une imprimante multifonction de qualité, qui comprend un scanner performant et de multiples méthodes d'impression, assure une meilleure productivité à ses équipes de travail et une économie de temps.
Une imprimante se sélectionne aussi en tenant compte de la performance du scanner informatique, pour garantir la vitesse de scan et un résultat irréprochable de la numérisation.
Pourquoi scanner un document ?
Scanner des documents s'inscrit dans une démarche complémentaire à l'impression numérique d'une entreprise. Les documents d'entreprise sont parfois voués à l'impression seule et de plus en plus souvent à la numérisation en PDF. Le choix de numériser un document papier, permet une meilleure visibilité des informations et un stockage sécurisé de toutes les données.
La gestion d'entreprise tend de plus en plus vers la numérisation des documents. L'action de numériser un document papier, en version numérique, a pour but d'améliorer la circulation des informations entre les services. La numérisation assure un archivage digital, en complément ou en remplacement des impressions physiques. Scanner un document permet ensuite de le conserver dans un système d'exploitation, comme Windows, accessible à l'ensemble des utilisateurs ou en accès restreint selon la configuration.
Numériser des documents évite aussi la perte de données. Un papier s'égare plus facilement qu'un document numérisé. La numérisation, dans certains secteurs, est indispensable au bon déroulement du travail. C'est le cas pour les services administratifs qui ont besoin de joindre un document numérisé dans les applications qu'elles utilisent.
Dans ce cas, l'utilisation d'un scanner portable est appropriée pour la praticité, le gain de temps et d'argent. Le prix d'un scanner portable est moins élevé qu'une imprimante avec scan intégré. Dans d'autres circonstances, le scan de masse est nécessaire. Le type de scanner doit alors s'adapter aux besoins quotidiens de l'entreprise.
Quel scanner choisir pour son entreprise ?
Une entreprise, dans son projet d'équipement informatique, doit faire des choix quant à l'imprimante et au scanner qu'elle souhaite installer. Le choix des dirigeants s'oriente de plus en plus vers des appareils qui combinent les deux solutions pour la gestion des documents via Windows.
La décision d'investir dans une imprimante avec scanner intégré, permet de réaliser des économies en évitant la double dépense. L'achat de la meilleure imprimante multifonction entraîne un coût de départ plus important, mais s'avère très vite rentable dans un avenir proche.
La sélection de ce type d'imprimante se fait en fonction de plusieurs critères : la capacité d'impression et la performance de scan. Un scanner informatique de qualité doit respecter certaines règles :
- Le résultat d'un document scanné doit être irréprochable. Pour cela, on tient compte de la résolution du scanner qui est définie en ppp, qui signifie : points par pouces.
- Le ppm, qui se traduit par pages par minute, signifie la vitesse de scan. Plus le ppm est élevé, plus le scanner est capable de numériser des pages par minute.
- Une entreprise doit déterminer quel genre de documents elle est amenée à vouloir scanner dans le travail quotidien, car certains modèles de scanner n'acceptent pas les formats type A3.
Le scanner d'une imprimante multifonction entre généralement dans la gamme des scanners à chargeur. C'est-à-dire qu'il peut tolérer de grands volumes de documents destinés au scan PDF. A contrario d'un scanner à plat qui permet de numériser un document à la fois. C'est le cas du scanner portable qui est destiné à la numérisation de documents A4.
L'avantage de l'imprimante multifonction est d'avoir les deux types de scanner intégrés, qui doivent être configurés au préalable. Un service que propose de nombreux prestataires spécialisés dans leur solution imprimerie, au même titre que l'imprimerie offset ou l'impression numérique.
Comment configurer une imprimante pour scanner un document ?
Optez pour un spécialiste en service impression, garantissant des offres clé en main à l'achat de vos équipements informatiques. Des partenariat avec les marques de constructeurs lui permettent de proposer les meilleurs modèles du marché à un prix compétitif.
Un prestataire expérimenté vous accompagne dans votre projet d'installation d'imprimantes et de scanners, et assure le suivi de vos matériels au niveau de la maintenance. En outre, il prend en charge la configuration de l'impression de documents et la configuration de vos scanners :
- Installation des pilotes d'impression HP ou Canon.
- Configuration des périphériques sur systèmes d'exploitation (Windows et autres systèmes). La configuration peut être effectuée en réseau.
- Sauvegarde sur cloud ou autres serveurs d'hébergement, sous le format PDF.
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L’évolution des technologies a vu apparaître depuis des années du matériel multifonction permettant d’imprimer et de scanner des documents à partir de la même imprimante. Les prestataires de qualité ont pour volonté de nouer des liens forts avec des partenaires industriels, leur permettant ainsi de proposer à l’ensemble des TPE PME du matériel habituellement réservé à de grands groupes. Leurs équipes sont à l’écoute de vos besoins et vous proposent du matériel cohérent.
L’ensemble des entreprises entrent dans un processus de digitalisation afin de répondre aux enjeux de la société d’aujourd’hui : dématérialisation, plus de performance et plus de réactivité. Le fait de scanner un document permet de sauvegarder de l’information, la dématérialiser et de la mettre à disposition d’un grand nombre de collaborateurs via un espace de stockage.
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