Qu'est-ce qu'un outil de gestion de projet ?
Il n'est pas rare que la gestion d'un projet implique de nombreuses tâches à effectuer. En entreprise, c'est d'autant plus le cas lorsqu'il y a plusieurs projets à gérer. Une façon d'accomplir toutes les différentes tâches nécessaires, c'est d'utiliser un outil de gestion de projet.
En effet, ce type d'outils sert de support à une entreprise pour organiser de manière efficace le travail. Cela lui permet aussi d'avoir plusieurs fonctionnalités pour une meilleure gestion des projets et des tâches.
Il est généralement possible d'acheter les logiciels de gestion de projet en ligne ou de les utiliser gratuitement dans certains cas.
Par ailleurs, certaines personnes pourraient être confuses en plaçant un CRM dans la même catégorie qu'un logiciel de gestion de projet. Il est important de les différencier parce que le CRM est comme son nom l'indique principalement un logiciel de gestion de la relation client. Par exemple, MICROSOFT Dynamics CRM est une solution CRM qui permet d'améliorer la gestion de la relation client et qui est entièrement personnalisable, afin de correspondre aux besoins de chaque entreprise et à différents secteurs d'activité.
De ce fait, même si au sein d'une société, les deux outils s'avèrent être complémentaires pour plus d'efficacité, ils ont tous les deux des fonctions bien distinctes.
Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ?
"De manière générale, la gestion de projet sans les outils et la méthodologie nécessaires peut être moins évidente."
De nos jours, il est même nécessaire d'être capable de mener à bien un projet. D'autant plus que c'est extrêmement pratique et facile à utiliser. Toutes les informations liées à un ou divers projets sont centralisées dans un seul endroit pour faciliter l'exécution des tâches et pour avoir un bon suivi.
En outre, d'autres fonctionnalités peuvent être aussi notées comme notamment :
- Une bonne planification : C'est le but premier d'un logiciel de gestion de projet. Avec cette fonctionnalité, les étapes des divers projets sont facilement organisées dans un planning et attribuées à chaque membre d'une équipe. Globalement, une entreprise détiendra une meilleure gestion commerciale en ayant à disposition des détails tels que les délais de livraison ;
- Une facilité en termes de gestion des tâches : Cette fonctionnalité est évidemment basique dans tous les logiciels de gestion de projet parce qu'elle permet de créer plusieurs tâches (selon l'ordre d'importance) et d'y attribuer des critères comme la date de début et la date de fin ;
- Un meilleur suivi du temps : Il s'agit de l'une des fonctionnalités les plus importantes, parce que grâce à cela, il est plus simple de gérer efficacement le temps de travail, de vérifier les disponibilités des collaborateurs, de prévoir les éventuels retards, de calculer le coût par projet en fonction du temps passé dessus. Ainsi, un chef de projet pourra donc évaluer s'il est nécessaire de mettre à disposition de ses collaborateurs des ressources supplémentaires pour compléter certaines tâches dans les délais ;
- Une gestion des ressources simplifiée : Certains outils de gestion de projet permettent de traiter les ressources des projets. Par exemple, il est possible de savoir à l’avance la disponibilité des équipes et de leur attribuer de nouvelles tâches. Cela permet d'éviter les cas de surcharge de travail ou au contraire les périodes d'inactivités. De même, si une machine est indispensable à l'exécution d'un projet, il est aussi possible de vérifier si elle est utilisée par quelqu'un et si c'est le cas, de connaître le moment où elle sera de nouveau disponible ;
- Une gestion efficace du budget : Le budget est un élément essentiel pour mieux gérer le travail au cours d'un projet. Ainsi, avec ce type d'outils, il est plus simple de suivre les dépenses, de répartir les fonds, ou encore de calculer le nombre de jours utilisés pour chaque tâche en cours ou complétée ;
- Une collaboration et une communication fluide : Sans une bonne collaboration et une bonne communication, un projet aura du mal à être complété avec succès. De cette façon, les collaborateurs peuvent mieux se coordonner et partager leurs idées dans le but de faire progresser un projet. C'est aussi une manière d'être plus productive. Par conséquent, un logiciel de gestion de projet va faciliter la communication et la collaboration, parce qu'il est habituellement doté d'un système de messagerie instantanée, qui peut être utilisé sur des supports électroniques comme les ordinateurs, les smartphones et les tablettes ;
- Une mise en application d'un reporting : Il s'agit d'une étape importante pour être en mesure de connaître les résultats des projets et de l'avancement de chacun d'eux. Avec ce type de logiciel, il est donc possible de générer un rapport et d'avoir les données concernant les chiffres et les indicateurs clés.
Comment se fait le choix d'un logiciel de gestion des projets ?
Afin d'augmenter la productivité au travail et d'avoir une excellente gestion d entreprise, les nombreuses fonctionnalités de ces logiciels permettent justement de rendre certaines tâches plus simples et rapides à réaliser. De ce fait, comme cela demande généralement un investissement conséquent, il est essentiel d'analyser les besoins réels d'une entreprise avant d'opter pour un tel logiciel.
La définition des besoins
Il s'agit effectivement de l'élément essentiel à considérer et pour cela, une société pourra avoir recours à une analyse fonctionnelle de ses besoins.
Cela permet de mieux choisir le logiciel et d'avoir une idée claire des fonctionnalités attendues, pour l'exécution des tâches des divers projets. Il faudra également que la société étudie le type de contrainte qu'elle souhaite résoudre au sein de sa structure en utilisant ces logiciels. Il lui sera aussi important de voir si le logiciel choisi peut correspondre aux utilisateurs (c'est-à-dire, les équipes).
À cette étape, elle pourra par ailleurs analyser quel type d'interface sera mieux adapté à son organisation et quelle version de l'outil se prêtera parfaitement à son secteur d'activité.
Quel outil de gestion de projet est indispensable ?
Trello est un outil de gestion de projet gratuit qui est très simple à utiliser et qui permet d'avoir une bonne visibilité sur les tâches à effectuer. Il permet aussi de voir l'avancement des projets pour leur bon déroulé. L'outil dispose de fonctionnalités comme la mise en place de catégorie et de date limite à respecter.
De plus, les meilleurs outils de gestion de projet comme Monday, Jira, ou encore Asana sont également excellents pour le travail collaboratif et pour notamment améliorer la gestion financière.
Comment bien utiliser un outil de gestion de projet ?
Adopté par les entreprises comme solution rh et pour la gestion des divers projets, la bonne utilisation des logiciels de gestion de projet passe par les étapes suivantes :
- La centralisation des différentes activités liées aux projets afin de mieux les assigner ;
- La priorisation de la charge de travail dans le but d'optimiser le temps passé à réaliser un projet ;
- La planification du projet et la mise en place des délais une fois que les tâches cruciales sont identifiées ;
- La budgétisation des projets ;
- Le suivi des résultats pour s'assurer que la progression est constante. Dans le cas contraire, elle pourra être corrigée.
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