Les imprimantes multifonctions font désormais partie intégrante de l'infrastructure d'une entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité. Dans cette optique, certaines solutions print ont été développées afin d'optimiser les performances des imprimantes tout en garantissant une bonne gestion des impressions. En effet, les logiciels d'impression tels que PaperCut sont aujourd'hui très exploités dans le monde professionnel, le but étant de rationaliser le travail d'impression tout en ayant un contrôle sur l'utilisation des imprimantes.
Mais concrètement, qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'impression en entreprise ? Quels sont les points forts de cette solution numérique ? Quels sont les critères pour choisir les logiciels d'impression ? Quelle application gratuite peut-on utiliser pour imprimer des documents ? Les points essentiels dans cet article !
Logiciel de gestion d'impression : qu'est-ce que c'est exactement ?
Le logiciel de gestion d'impression désigne en réalité une solution print qui permet aux entreprises d'optimiser la gestion documentaire. Pour être plus précis, cette dernière vous permet de gérer efficacement l'ensemble de votre parc d'impression (imprimantes ou photocopieurs), de contrôler l'accès des utilisateurs à vos machines d'impression et de sauvegarder vos données numérisées dans un espace virtuel centralisé qui bénéficie généralement d'un haut niveau de sécurité.
Les avantages d'utiliser un logiciel de gestion d'impression en entreprise
Les logiciels print présentent des avantages non négligeables pour les entreprises. En voici quelques-uns :
- Les statistiques indiquent qu'un utilisateur à lui seul peut imprimer 12 000 pages par an, ce qui représente un coût pour l'entreprise. Parmi toutes ses impressions, nous retrouvons bien souvent des mails ou encore des documents banals qui atterrissent rapidement dans la poubelle. Or, il est tout à fait possible de mettre un terme aux mauvaises pratiques et de limiter les impressions inutiles, et cela, grâce aux logiciels de gestion d'impression. Ceux-ci vous permettent de réduire les coûts d'impression.
- Les logiciels print vous donnent également la possibilité de créer un profil pour chaque utilisateur via une authentification par identifiant ou encore de bloquer l'accès à vos imprimantes pendant certaines plages horaires.
- L'atout majeur des logiciels print réside dans le fait qu'ils favorisent le travail collaboratif du fait que les données sont centralisées. Cela améliore incontestablement le processus interne !
- Pour finir, les solutions print sont un outil redoutable pour réduire vos empreintes écologiques.
Conseils pour bien choisir une imprimante pour votre entreprise
Vous envisagez d'acquérir une imprimante, mais vous ne savez pas comment la choisir ? Nos conseils pour orienter votre choix :
- Si l'imprimante est destinée à un seul utilisateur, tournez-vous vers un modèle avec câble USB. Cependant, si vous avez plusieurs utilisateurs, misez sur une imprimante sans fil.
- Si votre besoin en impression est faible, portez votre choix sur une imprimante à jet d'encre. Néanmoins, si vous avez un grand volume d'impression, optez pour une imprimante laser.
Comment choisir un logiciel de gestion d'impression adapté à votre entreprise
Pour choisir un logiciel print adapté à votre entreprise, il est impératif de se poser les bonnes questions :
- Pour commencer, définissez vos besoins en impression. Est-ce que vous imprimez en petite quantité ou en gros volume ?
- Quelles fonctionnalités recherchez-vous ? Une fonction vous permettant d'avoir un suivi et un contrôle sur les impressions ? Une fonctionnalité pour mettre en place un quota d'impression par utilisateur ?
- Si vous souhaitez adopter un geste écologique, misez sur une solution print avec option recto verso.
Quelle application gratuite pour imprimer ?
Grâce aux avancées technologiques, nous pouvons aujourd'hui lancer nos impressions à distance à partir des appareils mobiles, optimisant ainsi la productivité de chaque utilisateur. Voici les meilleures applications gratuites à utiliser :
Logiciel d'impression : PaperCut
Cette solution print est très prisée, car elle permet aux entreprises de suivre et de contrôler les impressions depuis n'importe quel appareil du moment que celui-ci est compatible avec Google Cloud Print. Ce qui est particulièrement intéressant avec ce logiciel de gestion d'impression, c'est qu'il réduit les coûts d'impression tout en diminuant de manière considérable le gaspillage de papier.
Logiciel d'impression : Uniflow
Le point fort de cette application gratuite réside dans le fait qu'elle est compatible avec toutes les marques d'imprimantes. Grâce à cette solution print, gérez en toute efficacité le processus d'impression au sein de votre entreprise.
Logiciel d'impression : Epson Print
On ne présente plus cette entreprise tant sa réputation la précède. Cette dernière a mis au point la solution Epson Print permettant ainsi aux professionnels d'imprimer, de numériser et de partager des fichiers en seulement quelques clics.
Comment ouvrir le logiciel d'impression ?
Voici les étapes pour ouvrir une solution print à partir de Windows pour une impression pdf :
- Premièrement, vous devez aller dans le menu Fichier. Ensuite, il faut cliquer sur Imprimer.
- En règle générale, une boîte de dialogue s'affiche sur l'écran.
- Par la suite, faites un clic sur Imprimante, puis un autre sur Configuration.
- Pour finir, cliquez sur Options. Choisissez par exemple, le nombre d'impressions, la couleur ou encore le format.
Grâce à leur interface ergonomique, les logiciels de gestion d'impression sont accessibles à tous, même à ceux ayant peu de connaissances en informatique. Imprimez, numérisez ou partagez vos documents en seulement quelques secondes.
