Sur un parc informatique de PME, l'imprimante multifonction est souvent l'équipement qu'on choisit en dix minutes et qu'on paie pendant cinq ans. Un appareil unique qui imprime, scanne, copie et faxe, voilà ce qu'on attend d'une imprimante multifonction pour une entreprise. La vraie question n'est pas de savoir ce qu'elle fait, mais ce qu'elle va vous coûter à l'usage, et si elle correspond à votre volume réel de pages. J'ai vu des sociétés de dix personnes équipées d'un modèle de service entier, et des plateaux de trente postes qui se battaient sur une machine d'entrée de gamme. Posons le cadre.
Quelles sont les fonctions d'une imprimante multifonction ?
Une imprimante multifonction, souvent abrégée MFP (pour Multi-Function Printer) ou désignée comme un appareil « tout-en-un », regroupe dans un seul boîtier plusieurs équipements qu'on achetait autrefois séparément. Concrètement, pour une entreprise, ça veut dire un seul appareil à acheter, à brancher, à maintenir et à consommer en électricité.
Les fonctions de base sont au nombre de quatre : l'impression, la numérisation (le scan), la copie et, sur la plupart des modèles professionnels, le fax ou son équivalent dématérialisé. À cela s'ajoutent des fonctions devenues standard : impression recto verso automatique, connexion Wi-Fi et port USB pour brancher une clé directement sur l'appareil sans passer par un ordinateur.
La numérisation mérite qu'on s'y arrête, car c'est souvent là que se joue le confort au quotidien. Un chargeur automatique de documents (le bac qui avale une pile de feuilles sans intervention) change tout pour une entreprise qui dématérialise ses factures ou ses contrats. La vitesse de scan se mesure en ppm, c'est-à-dire pages par minute. Un modèle bureautique tourne autour de 20 à 40 ppm, un modèle de production dépasse les 100 ppm. Inutile de payer pour 100 ppm si vous scannez trois documents par jour.
Beaucoup de modèles intègrent aussi des fonctions de gestion documentaire : envoi direct d'un scan par e-mail, dépôt dans un dossier réseau, connexion à une GED (gestion électronique de documents, le système qui classe et archive les fichiers de l'entreprise). Ces fonctions ne servent qu'à condition d'être configurées, ce qui est rarement fait à la livraison.
À retenir : les quatre fonctions de base (imprimer, scanner, copier, faxer) se ressemblent d'un modèle à l'autre. La différence se fait sur le chargeur de documents, la vitesse réelle et les fonctions de dématérialisation. C'est là qu'il faut regarder, pas sur la fiche commerciale.
Comment choisir une imprimante multifonction pour une entreprise ?
Le piège classique, c'est de choisir une imprimante multifonction sur son prix d'achat. Une machine à 200 euros peut vous coûter trois fois plus cher qu'un modèle à 600 euros sur cinq ans, à cause des consommables. Avant de signer quoi que ce soit, il faut partir de votre usage réel, pas de la fiche produit.
Évaluez votre volume mensuel avant tout
La première donnée à connaître, c'est votre volume d'impression mensuel. Une dizaine de postes qui impriment des documents bureautiques tournent souvent entre 1 000 et 3 000 pages par mois. Chaque constructeur indique un « cycle d'utilisation » et un volume recommandé : dépasser durablement ce volume, c'est user la machine prématurément et multiplier les pannes. Sous-dimensionner coûte cher en interventions, surdimensionner coûte cher à l'achat.
Le coût à la page, le vrai indicateur
Ce que les fournisseurs oublient de préciser, c'est le coût à la page. Il s'agit du prix de revient d'une page imprimée une fois pris en compte le toner ou l'encre. C'est l'indicateur qui détermine votre budget réel. En noir et blanc laser, comptez de l'ordre de 1 à 3 centimes par page. En couleur, on passe facilement à 5, 8, voire 12 centimes. Multipliez par votre volume mensuel et vous obtenez le coût qui compte vraiment.
Les critères techniques à arbitrer
Au-delà du volume et du coût à la page, plusieurs critères pèsent sur la décision. Voici les principaux, à pondérer selon votre activité.
| Critère | Ce qu'il faut regarder | Pour qui c'est décisif |
|---|---|---|
| Vitesse d'impression (ppm) | 20 à 40 ppm couvrent la plupart des besoins bureautiques | Bureaux à fort passage, accueil partagé |
| Chargeur de documents | Recto verso automatique, capacité du bac | Entreprises qui dématérialisent beaucoup |
| Connectivité | Wi-Fi, réseau Ethernet, impression mobile | Postes multiples, télétravail |
| Format papier | A4 suffit le plus souvent ; A3 pour plans et supports larges | Architectes, marketing, technique |
| Sécurité | Impression sécurisée par code, chiffrement du disque interne | Cabinets, santé, données sensibles |
Le choix pratique : le sans-fil et le partage
L'imprimante sans fil est devenue la norme dans les petites structures. Une imprimante Wi-Fi multifonction s'installe à un seul endroit, accessible à tous, ce qui libère de la place sur les bureaux et évite de multiplier les appareils. Le port USB reste utile pour imprimer directement depuis une clé, sans passer par un poste. Ce sont des commodités, pas des critères décisifs, mais elles comptent dans le confort quotidien.
Point de vigilance : ne décidez jamais sur le seul prix d'achat. Calculez le coût total sur cinq ans : machine, consommables, maintenance. C'est le seul chiffre qui vous évite une mauvaise surprise budgétaire.
Imprimante laser ou jet d'encre : que choisir en entreprise ?
C'est l'arbitrage le plus courant, et la réponse honnête est : ça dépend de votre volume et de la nature de vos impressions. Les deux technologies ont des coûts et des usages différents.
L'imprimante multifonction laser
L'imprimante laser couleur multifonction fonctionne avec un toner (une poudre d'encre) et un tambour. L'investissement de départ est plus élevé, mais le coût à la page est bas et la cadence soutenue. C'est le bon choix pour un volume bureautique régulier et important. Elle gère le flux continu sans broncher, scanne vite et accepte différents formats de papier. Pour la majorité des bureaux qui impriment surtout du texte et des documents administratifs, c'est la solution la plus économique sur la durée.
L'imprimante multifonction à jet d'encre
L'imprimante à jet d'encre utilise des cartouches d'encre liquide. Son prix d'achat est plus bas, ce qui la rend intéressante pour de petits volumes ou pour des impressions photo et graphiques, où le rendu couleur est plus nuancé. En revanche, le coût à la page grimpe vite et la vitesse de numérisation est souvent plus modeste : un gros volume de scans n'est pas son terrain. Les modèles à réservoir rechargeable ont changé la donne sur ce point, en abaissant nettement le coût d'impression, mais ils restent à vérifier au cas par cas.
| Laser | Jet d'encre | |
|---|---|---|
| Prix d'achat | Plus élevé | Plus bas |
| Coût à la page | Bas | Variable, souvent plus élevé |
| Vitesse | Élevée | Modérée |
| Idéal pour | Volume bureautique, texte | Petit volume, photo, graphisme |
En clair : volume régulier et documents administratifs, partez sur du laser. Petit volume, impressions ponctuelles ou besoin couleur soigné, le jet d'encre se défend.
Quels sont les avantages d'une imprimante A3 ?
Une imprimante A3 imprime sur un format double du A4 classique. Ce n'est pas un besoin universel, mais pour certaines activités, plans techniques, supports marketing, tableaux financiers larges, elle évite les bricolages d'assemblage de feuilles A4.
Son intérêt en entreprise tient surtout à la mutualisation : un seul appareil tout-en-un remplace plusieurs périphériques, ce qui réduit l'encombrement, la consommation électrique et le nombre de contrats de maintenance. Les modèles professionnels A3 embarquent souvent des fonctions avancées utiles au quotidien : agrafage automatique, plusieurs bacs de chargement, accès à la GED, envoi de scans par e-mail. Le revers est que ces machines sont plus chères et plus volumineuses. Si vous n'imprimez jamais en A3, n'en payez pas le prix.
Les coûts cachés et la sécurité, deux angles morts
Deux sujets reviennent systématiquement chez mes clients après l'achat, et rarement avant.
Le coût caché, c'est le consommable et le contrat de maintenance. Un toner de remplacement peut représenter plusieurs centaines d'euros. Certains constructeurs verrouillent leurs cartouches pour empêcher les compatibles. Avant de signer un contrat d'infogérance print ou un leasing, vérifiez ce qui est inclus : le coût par page facturé, le seuil de pages compris, le tarif au-delà. Sur le terrain, j'ai vu des contrats où chaque page couleur au-delà du forfait coûtait dix fois le tarif d'une page imprimée en interne.
L'autre angle mort, c'est la sécurité. Une imprimante multifonction est un équipement réseau à part entière, avec un disque dur qui stocke les documents imprimés et scannés. Pour des données sensibles (santé, juridique, RH), deux réflexes : activer l'impression sécurisée par code, pour que les documents ne sortent qu'une fois l'utilisateur présent devant la machine, et s'assurer que le disque interne est chiffré et effaçable en fin de contrat. Une machine rendue en leasing avec son disque plein de bulletins de paie, c'est une fuite de données qui ne dit pas son nom.
Ce qu'il faut retenir pour décider
Le bon choix d'une imprimante multifonction pour votre entreprise ne se joue pas sur le prix d'achat ni sur la longueur de la fiche technique. Il se joue sur trois chiffres : votre volume mensuel réel, le coût à la page, et le coût total sur cinq ans consommables et maintenance compris. La technologie (laser ou jet d'encre) et le format (A4 ou A3) découlent de votre usage, pas l'inverse.
La prochaine étape concrète : relevez votre volume d'impression des trois derniers mois, listez vos besoins réels (couleur ou non, A3 ou non, sécurité ou non), puis demandez aux fournisseurs un devis détaillant le coût à la page. Vous comparerez alors des coûts d'usage, pas des prix d'étiquette. C'est sur ce terrain que se gagnent les bonnes décisions.
> Solution print : quels sont les équipements indispensables en entreprise ? > Acheter une imprimante : quels sont les critères principaux ? > Imprimante multifonctions : le meilleur rapport qualité/prix ?
