Aujourd'hui, la dématérialisation permet d'archiver facilement des documents électroniques. De les retrouver et de les transmettre tout aussi aisément. Ce mode d'archivage électronique est bien pratique dans le cadre professionnel ou personnel. En effet, les entreprises peuvent proposer à leurs salariés un coffre fort électronique, idéal pour y faire l'archivage de leurs fiches de paie dans un espace sécurisé. Parmi les acteurs reconnus qui proposent de tels services, on retrouve la société CEGEDIM et son coffre fort numérique nommé Arkevia que nous nous allons vous faire découvrir.
C'est quoi Arkevia ?
Arkevia est un espace de stockage virtuel, un coffre fort numérique ou coffre fort virtuel comme on l'appelle également qui permet la numérisation de documents dans un espace sécurisé et personnel. Arkevia est un logiciel qui permet l'archivage des documents et leur accès quels que soient le lieu et le moment en préservant leur intégrité.
Comment fonctionne Arkevia ?
Arkevia fonctionne comme tous les logiciels de gestion électronique des documents (GED). Encore faut-il savoir de quoi on parle ? Pour faire simple, le logiciel arkevia coffre-fort va servir dans un premier temps à une entreprise pour stocker des documents numériques tels que des fiches de paie afin de les rendre accessibles électroniquement à ses salariés dans un espace personnel qui leur est dédié (myarkevia) et dont ils sont les seuls à avoir accès. Pour ce faire, les documents vont être numérisés par l'entreprise. Au lieu d'envoyer une fiche de paie en papier au salarié, l'entreprise va créer un document électronique dont la pérennité va être assurée dans l'espace de stockage personnel de chaque salarié. Ainsi, à tout moment et de n'importe quel endroit, grâce à une connexion internet, le salarié accède à ses documents à partir d'arkevia portail.
Comment se connecter à Arkevia ?
Pour se connecter à Arkevia, rien de plus simple. Il suffit de se rendre sur la page de connexion myarkevia, accessible à partir de n'importe quel outil numérique (téléphone portable, PC, tablette) disposant d'une connexion internet. Une authentification est nécessaire pour garantir la confidentialité des documents et la connexion. C'est pourquoi, la personne se rend sur son espace personnel munie de son identifiant et de son mot de passe provisoire qu'elle va modifier lors de son premier accès et qui lui servira par la suite pour se connecter de manière sécurisée afin d'accéder aux fichiers stockés dans le logiciel d'archivage. Une fois connectée à son espace personnel, la personne peut se servir du logiciel de gestion électronique de documents mis à sa disposition pour consulter les fiches de paie fournies par son employeur. Elle peut les classer et les archiver selon la méthodologie qui lui semble le plus approprié. La personne peut également enregistrer d'autres documents comme un contrat de travail, des diplômes ou des pièces d'identité, etc.
Pourquoi Arkevia ne fonctionne pas ?
Il peut arriver que parfois Arkevia ne fonctionne pas comme le voudrait une personne. Cependant, cette éventualité est faible et bien souvent, elle résulte d'une mauvaise manipulation de la personne pour accéder à son espace sécurisé. Elle peut aussi être le fruit d'un problème de réseau. Il est important avant de se connecter au service de coffre fort, à ses fiches de paie et à l'archivage des données de vérifier que les droits d accès renseignés sont les bons. En cas de doute, il est possible de contacter le service clientèle ou d'utiliser les options de dépannage fournies sur le portail Arkevia.
Quels sont les avantages offerts par Arkevia ?
Les avantages offerts par Arkevia sont nombreux. Il faut savoir que la gestion des documents sur les plateformes numériques obéit à des contraintes imposées par la loi et qui garantissent la sécurité et la confidentialité des personnes et des documents. Cette sécurité doit répondre aux normes RGPD afin d'être en conformité avec les règlements français et européen en termes de sécurité informatique. Ainsi, rien n'est laissé au hasard afin de préserver les intérêts des salariés, comme vous allez pouvoir vous en rendre compte :
- Les documents électroniques sont hautement protégés sur votre espace personnel Arkevia :
Dans le but de garantir la sécurité des documents électroniques, Arkevia protège votre espace personnel en n'autorisant personne d'autre que vous à accéder aux documents dématérialisés, qu'ils soient administratifs ou personnels. Grâce à votre mot de passe personnel et confidentiel, vos données sont préservées et hautement sécurisées. C'est pourquoi, il est essentiel de faire en sorte que votre mot de passe et votre identifiant demeurent secrets. Pour garantir la sécurité, Arkevia s'appuie sur une technologie et un outil logistique performants mis en place par CEGEDIM et qui permettent par ailleurs un grand stockage de données et d'informations pour les employés de l'entreprise.
- Les fichiers stockés via archivage numérique sont accessibles à tout moment dans votre coffre numérique :
L'un des avantages certains à stocker des fichiers dans un coffre fort dématérialisé, est que les données et les informations sont accessibles à tout moment par les utilisateurs sur la plateforme qui leur est réservée. En effet, pour accéder aux données, les employés n'ont besoin que d'une connexion à internet et ils peuvent accéder à leurs informations depuis n'importe quel outil numérique (tablettes, téléphones portables, PC). Plus la peine d'attendre de recevoir une fiche de paie par la Poste, un mail vous informe qu'elle est arrivée dans votre espace et il vous suffit de vous y rendre pour le consulter et l'archiver.
- La conservation est de 50 ans sur Arkevia :
La conservation sécurisée des informations est de 50 ans sur la plateforme Arkevia. Il faut savoir qu'il est rare que des employés travaillent autant de temps et c'est donc largement suffisant pour qu'au moment de la retraite notamment, les fiches de paie soient transmises aux services qui en ont besoin. L'offre proposée permet de dématérialiser des fiches de paie, mais également des fichiers enregistrés au format PDF qui demeurent accessibles même au cas où les employés quitteraient la société qui les emploie. Grâce à la conservation numérisée, les entreprises et les utilisateurs contribuent à la réduction de leur impact énergétique sur la planète et préservent l'environnement qui les entoure.
